Foto del cuadro «Siete Mariposas y Una Abeja» de Angélica Zubirán
Los cuatro principios y la ley de los dos pies canalizan y orientan todo el proceso de un Open Space, desde la construcción de la agenda hasta las distintas sesiones simultáneas del trabajo de grupos y el cierre final del encuentro: sus conclusiones, resultados y siguientes pasos.
Principio 1: Somos los que estamos y estamos los que somos. Todos los que lleguen serán bienvenidos y si llegan será porque libre y voluntariamente lo han querido. Todos han sido invitados. Nadie falta ni nadie sobra y dado que están presentes todos los implicados, existe la idoneidad y competencia suficiente para poder dar respuesta efectiva al asunto que nos convoca, que generalmente es complejo, conflictivo y urgente.
Principio 2: Lo que aquí suceda será lo único que pudo suceder. Es necesario dejar de lado cualquier expectativa y estar preparado para sorprenderse positivamente. El proceso será conducido por la pasión y la responsabilidad individual y cada uno de los participantes será libre para proponer y participar en cuantos temas y reuniones quiera. El resultado final será de la exclusiva responsabilidad de todos y cada uno.
Principio 3: Cualquier hora en la que se comience es la hora adecuada. La invitación es también a atender al proceso, a la conversación y el encuentro. Es posible que a veces algunos temas requieran de algún rodeo inicial, pero en el momento justo y preciso se comenzará a hablar de lo que hay que hablar, y hasta que eso no suceda, entonces nada significativo ocurrirá. Por eso el reloj será un mero referente y nunca deberá hacernos su prisionero.
Principio 4: Cuando se termina, se termina. El aprendizaje y la creatividad tienen su propio ritmo y generalmente cuando eso ocurre se concluye antes de lo presupuestado. Todos podrán darse cuenta de aquello, no hay tiempo que agregar ni que restar, el proceso naturalmente los llevará a un cierre. Y si en algún caso quedan algunos asuntos pendientes, entonces todos sabrán cuáles fueron y concordarán un nuevo tiempo y espacio para poder abordarlos nuevamente, cuantas veces sea necesario.
La ley de los dos pies. Esta es la ley de la movilidad y la responsabilidad individual que naturalmente impera cuando el espacio verdaderamente está abierto. Lo que dicta es que todos estarán donde quieran estar y participarán como quieran hacerlo. Si en algún momento alguien siente que en el lugar donde se encuentra no tiene nada que aportar o aprender, entonces en cumplimiento de la ley, deferente y sigilosamente debe ponerse de pie e ir a algún otro lugar donde crea que sí pueda hacerlo. Y es desde aquí desde donde surgen las abejas y las mariposas en un Open Space.
Las abejas son las personas que, o bien dejaron de interesarse en algún tema, o simplemente desean participar en otra de las reuniones simultáneas que también se están realizando, y gustan de ir de grupo en grupo, para escuchar, trabajar o aportar en cada uno de ellos. Bienvenidas entonces las abejas, porque traen aire fresco y polinizan el trabajo de los distintos grupos.
Y finalmente las mariposas. Estas son las personas que en algún momento pueden no querer participar de ninguna de las reuniones que se llevan a cabo, y requerir más bien de un tiempo individual para la reflexión o para simplemente descansar, meditar, tomarse un café, comer algo, o conversar con algún otro que casualmente encuentra en el lobby o en cualquier otro sitio del lugar del encuentro. Bienvenidas las mariposas, porque las conversaciones que surgen con ellas, muchas veces pueden ser tanto o más enriquecedoras (y esclarecedoras), que aquellas que fueron formalmente pactadas en un comienzo, y que si sus participantes lo desean, pueden además también publicarlas en el Libro de Actas o reporte final del encuentro, puesto que son tan válidas y muchas veces mejores que todas las demás.